会議やミーティングならやっている、という声も多いでしょう。しかし、その内容はどうでしょうか？形だけのミーティングでは意味がありません。正しい道に進むには、形だけではないミーティングが必要です。ミーティングのあり方について考えてみましょう。
全員がしっかり参加し、発言をすること
「会議は憂鬱」「ミーティングはつまらないから嫌い」という声をよく聞きます。そのような場合、たいてい発表する人が決まっていて、その人の意見をうかがう、という内容のミーティングが多いです。発表する人以外は、ただ聞いているだけで意見を言わないか、しゃべっている内容も聞かずにただ時間が過ぎるのを待っている、という感じです。これではミーティングに参加する意味も、ミーティングを開く意味もありません。そういった場合、まず、何のために集まっているのか、目的をはっきりさせることから始めることが必要です。ミーティングはチームとして目標を達成するために意見を述べる場です。それは一人だけが意見を言うのではなく、チーム全員の意見が必要なのです。
チーム全員が意見を言うミーティングであれば、退屈になることはないでしょう。意見を言うということは他人の意見にも耳を傾けるということです。ただ、何かしらの意見を言えばいいということではありません。何でもいいからと言葉を発するのではなく、発する言葉に責任を持たなければいけません。意見を求められると、誰かの意見に反対するだけだったり、現在議論すべきことではないことについて意見を言ったり、という発言は、結果につながりません。反対意見を言うのであれば、その理由も合わせて述べる必要があります。意見を言う場合は、発言に責任を持つことが必要です。議長となる人は、目的に合った発言をするよう、促すことが大事です。
意見を言うのが苦手、という意識の人もいるでしょう。その原因としては、いつも発言している人や威圧的な人に制されてしまう、という怖い気持ちがあるからです。それではパワーゲームのようになってしまうので、みんなが対等に意見を言い合える雰囲気を作ることが必要です。
脳をフル回転させること
ミーティングは仕方なく参加するものではなく、出席して充実感を味わうもの、が理想です。意見を言う際には、分かりやすく言えているか？理解してもらえるような話し方をしているか？といったことも含め、目的を達成するための意見を言うことを心がけることが大事です。また、言いっぱなしではなく、他の人の意見はどうか？どのようなことを考えているのか？それに対して自分はどう思うか？それをどう伝えるか？など、脳をフル回転させてミーティングに参加することが大切です。
愚痴や文句、いちゃもんなどの意見ではなく、チーム全員が対等な立場でディスカッションができれば、ミーティングは充実したものになります。その内容が結果につながっていくでしょう。ミーティングに参加することで、さらに自分も成長していける、そんなミーティングができるようになるといいでしょう。
様々な意見をぶつけ、その場でしっかり結論を導くこと
ミーティングではただ意見をぶつけ合うだけで終わってしまわないことが大切です。さまざまな意見が出ることは大切です。しかし、それらの意見は議題に適したもの、テーマに沿ったものでなければ収拾がつかなくなり、ただミーティングの時間が長くなるだけです。議長は今この時間に必要な議論かどうかを見極める必要があります。また、自分の意見を押し付けていないか？それに従わせようとしていないか？といった点にも注意が必要です。チーム全員が同じ価値観のうえで、対等に意見を述べているか？意見を聞いているか？という点を注意して進行するのが、議長の役割です。
さらに大事なことは、結論を出さないまま終わってしまうことです。ミーティングの目的の一つは、みんなが持っている情報や企画、アイデアなどを共有し、方向性を確認することです。そのうえで、それぞれが今後の仕事に対する目的を見つけ、前進することです。途中で終わってしまうと、目的や今後のプランを立てることもできず、次のミーティングまでの時間が中途半端になってしまいます。それでは効率的な仕事ができません。それは新人においても重要なことです。新人であっても、チームが向かっている方向性や目的を理解していることで、自分のすべきことが自然と見えてくるはずです。チームの目標はチーム全員が共有していることが大事なのです。誰もが無駄な時間を作らないためにも、ミーティングの議題については、その場でしっかり結論を導くことが大切です。
結果につながるミーティングは、チーム全員が意識を持って参加することです。議長はチーム全員が発言できる雰囲気作りを心がけ、意見を言いにくくするような雰囲気を作らず、快く意見を言い合えるミーティングができるよう、進行することが大事です。その内容においても、結論を出し、自らの目的を立てられるような内容のミーティングをすることが必要です。
